Efficiënt werken, zo doe je dat!

Mikki Hoogenboom 11-11-2021 11:28
Categorieën: Carrière, Nieuws

Zie jij soms ook op tegen de bergen werk die je moet verzetten op een dag of heb je vaak het gevoel dat je werk aan het einde van de dag niet af is? Dan kun je misschien wel wat hulp gebruiken op het gebied van efficiënt werken. Met onderstaande tips geven wij jou graag dat beetje hulp.

Prioriteiten stellen

Uit onderzoek blijkt dat wij als werkende mens vaak vervallen in de gewoonte van het oppakken van onbelangrijke taken. Dat is lastig, want zo houden we minder tijd over voor taken die wel echt belangrijk zijn. 

Om in kaart te brengen welke (terugkerende) taken prioriteit hebben, bestaat er een prioriteiten model. De timemanagementmatrix van Covey biedt jou de mogelijkheid om de taken die je hebt in te delen in vier verschillende kwadranten en deze op volgorde af te handelen.

Het is niet nodig om elke dag een Covey-matrix invullen, maar het kan best eens interessant zijn om te kijken naar de taken die jij hebt in jouw functie en in welk kwadrant van de matrix deze vallen. Je zult zien dat veel taken in de onderste twee terecht komen, waardoor je deze gemakkelijker kunt skippen.

Matrix van Covey

  Urgent Niet urgent
Belangrijk
  • Crises
  • Deadlines
  • Dringende zaken
  • Vergaderingen voorbereiden
  • Eigen doelen
  • Ontwikkeling
  • Netwerken
  • Plannen & voorbereiden
Niet belangrijk
  • Onderbrekingen
  • Sommige telefoongesprekken
  • Sommige vergaderingen
  • Onbeduidende zaken
  • Irrelevante post
  • Social media

 

Maak een to-do lijstje

Simpel, maar effectief. Het maken van een to-do lijstje of een dagplanning zorgt voor overzicht en geef een idee van de tijd die je vandaag al bezet bent en waar je nog ruimte hebt. Zeker wanneer je weet welke taken prioriteit hebben, kun je gemakkelijk een lijstje maken met de taken die jij vandaag wil afronden. 

Plan vooruit

Waar een to-do lijst handig is voor de taken van de dag, kan het lonen om ook vooruit te plannen. Denk bijvoorbeeld aan terugkerende taken per week, maand, kwartaal of jaar, projecten die er aankomen of vooruitwerken met het oog op vakanties. 

Ken je kracht

Ben je een ochtendmens of een avondmens? Of ben jij juist op je best ergens rond het middaguur? Iedereen is verschillend en heeft ook een ander moment van de dag als piek. Waar de een juist ’s morgens veel werk kan verrichten, zijn anderen juist in de middag veel productiever. Kijk eens kritisch naar hoe je werkt en op welke momenten de inspiratie en motivatie het hoogst is. Wanneer je dit van jezelf weet, kun jij je planning hier op aanpassen. Hierdoor maak je gebruik van je eigen kracht en kun je dus efficiënter werken.  

Werk in tijdsblokken 

Door taken met dezelfde strekking te bundelen en in een tijdvak te plannen, voorkom je dat je meerdere dingen tegelijk gaat doen. Denk bijvoorbeeld aan het bundelen van verschillende telefoontjes die je moet plegen, het wegwerken van mail of verschillende meetings of afspraken achter elkaar plannen. 

Nee is oké 

Hoewel het niet altijd gemakkelijk is , is ‘nee’ durven zeggen en belangrijke skill op de werkvloer. Zeker wanneer jij in een positie zit waarin collega’s vaak bij jou komen voor input of afhandeling van een taak, is het belangrijk om ‘nee’ te durven zeggen. 
Een goede dagplanning geeft een duidelijk beeld van de taken die je nog kunt aannemen en tegen wie en wat je ‘nee’ moet zeggen.

Voorkom afleiding

Social media zorgt vaak voor veel afleiding tijdens het werk. Gemiddeld grijpen we 221 keer per dag naar onze telefoon om mails te lezen of te scrollen op platformen zoals YouTube, facebook, twitter, Instagram, Tiktok en LinkedIn. 
Om echt effectief te kunnen werken, is het belangrijk om je af te sluiten van dergelijke afleidingen. Veel smartphones hebben de optie om social media gebruik te beperken tot een bepaalde hoeveelheid tijd per dag. 

Heb jij deze tips toegepast, maar nog steeds het gevoel dat je niet lekker in je vel zit op je werk? Misschien is het dan tijd om opzoek te gaan naar de volgende stap in jouw carrière. Bekijk hier onze vacatures of neem eens contact met ons op.

 

 

Reageer

CAPTCHA ImageNieuwe codeSpeel de code af